Software voor de verhuur van vakantiewoningen

Deel bepaalde info. desgewenst met je klant

Laat de klant inloggen in een 'Mijn Omgeving'. Van daaruit kun je verschillende zaken met de reizigers delen in het TravelSpirit backoffice systeem.

Denk daarbij aan facturen, reisbescheiden en links naar de verschillende offertes.

Per offerte kan de klant eventueel direct een boekingsformulier invullen.

In Mijn omgeving kan de klant ook de betalingen regelen en zien of die verwerkt zijn.

Het ontwerpen en bouwen van de Mijn Omgeving module kan in samenwerking met uw eigen website bureau of met een van onze webbouwers.

Een online boekingssysteem dat ontzorgt!

Met de 'Single Point of Entry' module is het niet meer nodig om gegevens over elementen, bouwstenen of voorbeeldreizen, op meerdere plekken bij te houden, zoals in het backoffice systeem en op de website. De omschrijving van het hotel gaat bv. naar de website en de uitgebreidere omschrijving komt op de offerte.

TravelSpirit levert 'Software Development Kits' en koppelingen met CMS systemen, zoals WordPress. Zo kun je gebruik maken van de eigen webbouwer, maar ook met één van onze webbouwers een samenwerkingsverband aangaan.

In de BackOffice kun je de prijzen tot op element - en periodeniveau invoeren, inclusief de "gekste" specials die de leveranciers kunnen verzinnen. Denk aan 7=6, schoonmaakkosten, toeristenbelasting, early bird, weekendtoeslagen, etc..

Bij een pakketreis worden al deze prijzen voor het hele jaar berekend, zodat op de website een kalender met een prijs per dag getoond kan worden, zonder vervelende waiting-spinners.

Een boeking wordt automatisch in het BackOffice systeem verwerkt, wanneer deze op de site geplaatst is, zodat daar de verdere afhandeling kan plaatsvinden. Denk hierbij aan het bestellen bij de leveranciers, de financiële afhandeling en het doorsturen ervan naar de boekhouding.

Van alle branches bij elkaar weet de reisspecialist het best dat afbeeldingen zeer belangrijk zijn. Een upgrade van het systeem met onze MediaSpirit module, zorgt voor een snellere website en mooiere beelden.

Creëer meerdere taken in één keer op basis van de reis

Er moet veel gebeuren, wanneer de klant boekt. Denk aan reisbescheiden en facturen verzenden, bestellingen plaatsen, aanbetalingen checken, tickets printen, etc..

Deze module maakt al die taken in één keer aan, bijvoorbeeld op basis van de vertrekdatum.

Stel je voor dat zes weken voor vertrek net op een zondag valt. Je kunt dan bepalen of dit naar de maandag of de vrijdag ervoor verplaatst moet worden.

Net als bij de taken module, bestaat een taak uit een zichtbaarheidsdatum met deadline. Taken die nog niet relevant zijn, worden daarom ook nog niet getoond in de takenlijst van de gebruiker, maar wel in de contacten cockpit van de klant!

Voor deze module is de aanschaf van de taken module noodzakelijk.

Besteed minder tijd aan boekhouden

De facturen in de boekhouding nog een keer invoeren, terwijl je die in de backoffice al hebt gemaakt? Vaak is dat het geval, maar niet met TravelSpirit!

Onze modules koppelen met diverse boekhoudsystemen. De meest uitgebreide koppeling is met Exact. Bij deze koppeling kan de omzet uitgesteld worden naar de maand dat de reiziger vertrekt. De calculatie kan ook al naar Exact gestuurd worden, zodat de operationele, verwachte winst in de boekhouding zichtbaar wordt.

Maak je ook gebruik van de inkoopfacturen module, breid deze dan uit met een koppeling naar Exact en bespaar jezelf veel dubbele invoer.

Desgewenst kunnen de betalingen ingelezen worden vanuit de boekhouding, zodat de medewerkers in TravelSpirit kunnen zien of, en hoeveel, de klant betaald heeft.

Afspraken met je relaties

Deze module is vooral bedoeld voor het vastleggen van nieuwe afspraken met je klanten en leveranciers. Deze worden samen met de voorbije afspraken, getoond in een speciaal blokje in de CRM contacten cockpit.

Er kan (optioneel) worden uitgebreid met uitnodigingen, wanneer je speciale events organiseert, zoals klanten informatie avonden. Het contact kan dan aangeven of deze alleen komt of met partner en b.v. aanschuift bij de lunch.

Een annulering voor de touroperator kan financieel nog wel eens voordelig uitvallen, hoewel het vaak een administratieve rompslomp is.

De reis, of een deel daarvan, dient namelijk te worden gecrediteerd. Op basis van bv. de ANVR annuleringsvoorwaarden, dient vervolgens een annuleringsnota te worden gemaakt.

De voorwaarden zullen, ook aan de inkoopkant, per leverancier afwijken.

Deze module van TravelSpirit neemt veel werk uit handen. Zo wordt de creditnota en annuleringsfactuur automatisch aangemaakt en worden, zowel aan de verkoop- als aan de inkoopkant, de financiële consequenties berekend.

Een solide fundament voor uw automatisering

Elke TravelSpirit omgeving wordt ingericht en gehost op uiterst moderne en snelle servers. De gegevens en de databases worden dagelijks gebackuped en goed beveiligd.

Door middel van gebruikersgroepen kan de manager overal in het systeem, maar kan bijvoorbeeld de staigiar beperkt informatie opvragen en geen klanten verwijderen.

Voor extra veiligheid werken we o.a. met VPN, IP Whitelisting en Two-factor authenticatie.

Hou je klant op de hoogte van de (achterstallige) betalingen

Vanzelfsprekend kun je bij een Travelplan met een (proforma) factuur de betalingen invoeren of inlezen vanuit Exact Online. Je kunt ook gemakkelijk zien welke (aan)betalingen achterstallig zijn, of wat er in totaal nog gaat binnenkomen. Dit is allemaal standaard inbegrepen bij de Travelplan module.

Wil je de klant een e-mail sturen, wanneer de betaling verwerkt is, of een

herinnering/aanmaning sturen, wanneer de (eerste) betaaltermijn is overschreden?

Dan is deze module van toepassing.

Stuur de klant een betaallinkje

TravelSpirit koppelt met Mollie, Buckaroo en Ingenico. Op deze manier kun je de klant een betaallinkje meesturen met de factuur. Dit kan voor de aanbetaling, de restantbetaling of direct het hele bedrag. Afhankelijk van de services die je bij de PSP hebt geactiveerd, kan de klant dan betalen met b.v. iDeal, Creditcard, Apple Pay of Paypal.

Automatiseer processen rond rapportages met BI

In TravelSpirit staat veel data opgeslagen. Afhankelijk van de modules waar je mee werkt is dat bijvoorbeeld data op het gebied van omzet, klanten, inkoop en leveranciers. Als je wilt leren van die data dan is de BI module van TravelSpirit een stap in de goede richting. Door gebruik te maken van Google Data Studio (of andere BI software) is alles inzichtelijk in een interactief en makkelijk te gebruiken dashboard, gewoon binnen de TravelSpirit omgeving. Enkele voorbeelden:

• Conversie per medewerker, bestemming, leverancier of kwartaal;
• Marge per afdeling, kantoor of maandCash Flow prognose, inclusief uitgaven aan kantoorkosten zoals salarissen & overhead;
• Productiviteit & KPI's

Ook andere databronnen zoals Google Analytics kunnen worden gecombineerd in 1 makkelijk te gebruiken en interactief dashboard. Vrijwel elke dataanalyse of rapportage is met een klik op de muis op te roepen.

Naast management reporting kan de BI module ook worden gebruikt om je medewerkers meer overzicht te geven in hun klantenportefeuille zodat ze altijd het antwoord klaar hebben op vragen als: welke klanten kan ik mij het beste op focussen? Welke bestemming verkoop ik relatief goed & welke bestemming moet ik mijn kennis nog wat bijspijkeren? Welke deals verwacht ik deze of volgende week te kunnen sluiten?

TravelSpirit werkt samen met een gespecialiseerde externe partner (Travel Intelligence) voor de configuratie van deze module.

Het boekingsformulier maakt boeken voor de klant laagdrempelig

Je herkent het vast: Je sluit een nieuwe verzekering af bij je adviseur en krijgt een stapel formulieren die je moet invullen met allerlei gegevens die al lang bekend zijn.

Met het online boekingsformulier van TravelSpirit, maak je het boeken voor de klant laagdrempelig. De bekende gegevens zijn al ingevuld en opties hoeven alleen te worden aangeklikt. Het totaalbedrag wijzigt direct mee.

Het boekingsformulier kun je als 'link' naar de klant mailen, of direct integreren met de VTB web offerte. Dit alles kan de conversie en upselling verhogen.

Optioneel kun je het formulier automatisch laten verwerken in het CRM en de BackOffice.

Chat met je website bezoeker en lees dit terug in het CRM

De chatmodule van TravelSpirit werkt nauw samen met Social Intents. De bezoeker kan op de website een chatgesprek initiëren door middel van een button. Via Slack of Microsoft Teams kun je zowel mobiel, als op de desktop, met de bezoeker chatten.

De chat geschiedenis wordt in een nieuw blokje getoond in de CRM contacten cockpit.

De travel CRM software van TravelSpirit is volledig toegespitst op de reisbranche.

Je kunt b.v. interesses van reizigers bijhouden in bijvoorbeeld luxe, avontuurlijke of sportieve reizen, en relatielabels typeren. Denk daarbij aan 'repeater', 'vip' of 'timewaster'.

Je kunt ook onderlinge relaties vastleggen, zoals: 'medereiziger', 'partner', 'travelagent' of 'thuisblijver'. Desgewenst kun je gebeurtenissen registeren in het logboek.

Met het bewaren van reisvoorkeuren per afzonderlijke reiziger, wordt de kans vergroot dat de deze een repeater wordt.

De CRM module werkt goed samen met andere modules, zoals de koppeling met VOIP, de

E-mail module, Spotler en Trustpilot. Hiermee worden je pre - en aftersales nog krachtiger!

Documenten per contact

Met deze module kun je per contact bestanden opslaan. (b.v. Word, Excel..)

De bestanden zijn daardoor snel voorhanden en als bijlage aan mail toe te voegen.

Daarnaast is het mogelijk om Word of Google Docs brieven te completeren met gegevens uit het CRM.

TravelSpirit maakt digitaal samenwerken transparant, efficiënt en snel

In de reisbranche is het meer regel dan uitzondering dat medewerkers part-time werken.

In TravelSpirit kunnen de mails van meerdere medewerkers samenkomen in een mailbox, zodat collega's de werkzaamheden makkelijk kunnen voortzetten.

De tijd van continu mails naar mapjes slepen of aan elkaar doorsturen, is verleden tijd. Met de TravelSpirit e-mail modules werk je gemakkelijk samen. Dit kan door mails aan elkaar toe te wijzen, alleen ter informatie te markeren of een prioriteit te geven, waarop de inbox afgehandeld dient te worden.

Aan de hand van zelf in te stellen criteria kunnen diverse acties automatisch uitgevoerd worden, van het toekennen van het label 'offerte aanvraag' tot en met het automatisch archiveren van nieuwsbrieven.

Opstellen e-mails gemakkelijker met templates

Vanuit de contacten cockpit kun je een e-mail opstellen, waarbij bepaalde gegevens (b.v. paspoortnummer) automatisch ingevuld worden. Ook belangrijke bijlagen, zoals de algemene voorwaarden, worden toegevoegd.

Vanuit een Travelplan kun je de de offerte, factuur en reisbescheiden direct mailen, desgewenst met een betaallink. De verzonden mails zijn voor collega's met de juiste rechten direct zichtbaar in de contactencockpit.

Werk je een keer door tot in de late uurtjes en heb je liever dat de klant dit niet ziet, dan kun je de mails uitgesteld versturen.

Meerdere kantoren, afdelingen, labels, etc..?

Beschikt je bedrijf over meerdere kantoren, afdelingen, labels of handelsnamen?

Met TravelSpirit is het mogelijk om dit vanuit één omgeving te administreren.

Op basis van de afdeling kan bepaald worden welke uitstraling de offerte krijgt, of naar welke grootboeknummers de omzet geboekt moet worden.

In combinatie met de Taken module is het mogelijk om taken aan een afdeling toe te wijzen en bv. op de dag zelf pas te verdelen onder de medewerkers.

Maps en routebeschrijvingen

Verrijk de offerte of reisbescheiden met één of meerdere kaartjes van Google Maps of Open streetview.

Per product (hotel, excursie, etc...) wordt het met deze uitbreiding mogelijk om de locatie te pinpointen. De latitude en longitude worden gebruikt om op de output een routekaart of locatiekaartje te tonen.

Optioneel kan er ook een Google routebeschrijving worden toegevoegd aan de reisbescheiden.

Bij de Visual Tour Builder zijn deze mogelijkheden standaard al inbegrepen en kan er zelfs een interactieve kaart worden gebruikt.

Bescheiden naar klant in verschillende schriften

Het TravelSpirit systeem is in het Nederlands en Engels beschikbaar. Het beschikt over een spellingschecker in verschillende talen.

Daarnaast is het ook mogelijk om bv. facturen of offertes in een andere taal naar de klant te sturen. Per contact of Travelplan kan de gewenste taal worden ingesteld.

We hebben ook ervaring met het arabische en cyrillische schrift, alsmede diverse uit het Aziatisch continent afkomstige schriften.

Gerichte online marketing campagnes

Met de nieuwsbrief mogelijkheden van TravelSpirit kun je (potentiële) klanten gericht mailen. Je stuurt b.v. de nieuwsbrief over die hele luxe reis aan alleen diegenen die het label 'Big spender' hebben, i.p.v. naar het hele bestand

In de CRM Contacten cockpit zie je direct of de klant die je aan de telefoon hebt, is aangemeld voor de nieuwsbrief. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je de klant aanbieden de aanmelding alsnog (zelf) uit te voeren. Het aantal aanmelden zal hierdoor flink stijgen.

Er zijn nog veel mogelijkheden wanneer je gebruik maakt van Spotler of MailChimp. Zo zie je welke nieuwsbrieven het contact geopend heeft, of kun je klanten die b.v. net geboekt hebben, uitsluiten van aanbiedingen.

Meten is weten

Het CRM/BackOffice systeem van TravelSpirit bewaart veel gegevens, zoals: contactmomenten, offertes, boekingen, marges, betalingen, etc.

Je kunt deze gegevens exporteren naar Excel of PDF door middel van de geavanceerde reportingtools. Bij de TravelSpirit module worden al een paar voorbeeld rapportages geleverd (b.v. een Margeoverzicht). In de lijsten kun je de gegevens filteren en doorsturen naar de raport generator. Met wat technische kennis kun je desgewenst eigen rapportages toevoegen.

Het is ook mogelijk om 's morgens een raport in je e-mail te ontvangen, of te koppelen met BI Software, zie Business Inteligence (BI) module

SMSje je klant voor, tijdens en na de reis

Een berichtje aan de reiziger zoals: 'Fijne vakantie', vlak na aankomst op de plek van bestemming, wordt erg gewaardeerd. Bij een vluchtvertraging is het SMS'en van tien klanten veel efficiënter en sneller dan ze allen apart te bellen. Vanzelfsprekend zijn er meer situaties te bedenken, waarin sms zijn meerwaarde bewijst vlak voor, tijdens en vlak na de reis.

Stuur SMS berichten direct vanuit het TravelSpirit CRM systeem naar je contactpersonen. Deze berichten worden opgeslagen in het logboek, zodat ook de collega's op de hoogte zijn.

Enquêtes aan de klant geïntegreerd met het CRM

Uitnodigingen aan de klant voor het meedoen aan een enquête, kun je versturen via de CRM koppeling met SurveyMonkey.

De door de reiziger ingevulde enquête wordt direct in de CRM cockpit van TravelSpirit getoond.

Dit kan handig zijn als je de klant aan de telefoon krijgt. Je kunt dan direct inspelen op eventuele wensen of klachten.

Alle taken van de medewerkers centraal

Vaak worden de inbox en de agenda als takenlijst gebruikt, met daarnaast soms nog Post-It's op het scherm. Veel taken in de reisbranche zijn pas relevant tegen de tijd dat de klant bijna op reis gaat. Je houdt overzicht over de actuele taken door middel van een zichtbaarheidsdatum met deadline. Dat creëert algemeen overzicht en rust voor de medewerkers.

De inbox hou je leeg door mails direct te beantwoorden, of door er een taak aan te hangen met een label. Je houdt de taken op deze manier centraal en kan de werkzaamheden per taak taak en type uitvoeren.

Taken zijn gekoppeld aan een afdeling, aan één- of meerdere personen, of aan niemand, zodat je op de dag zelf bepaalt wie ze gaan uitvoeren. Is een collega ziek of druk, dan kun je gemakkelijk taken van elkaar overnemen.

Je kunt deze module uitbreiden met de workflow module.

Meldt wie belt!

Het is mogelijk om TravelSpirit te koppelen met de bedrijfsVOIP telefooncentrale. Al voordat de telefoon wordt opgenomen, zie je op het scherm welk contact het betreft en klik je snel door naar de contactencockpit. Aldaar vind je bijvoorbeeld het laatste e-mailcontact met de klant, de reis die hij gaat maken, of het een repeater betreft, etc..

De meest uitgebreide koppeling is met WeCloudIT. Bij deze aanbieder is het zelfs mogelijk om gesprekken terug te luisteren vanaf de gesprekkenlijst, een binnenkomend gesprek automatisch te verbinden aan de juiste verkoper, of direct een klant te bellen zonder het nummer opnieuw te hoeven intoetsen.

Voorkom dubbele invoer met de Travelplan module

De Travelplan BackOffice module stelt je in staat om reisplannen samen te stellen. Dit kan op basis van: bouwstenen, complete voorbeeldreizen, losse elementen (auto, hotel, excursie) of combinaties hiervan.

Per regel kun je aangeven of dit voor alle reizigers of enkele reizigers geldt. De prijs wordt per reiziger uitgerekend. In combinatie met andere modules, zoals de kostprijsberekening of verzekeringenmodule, kun je het gehele proces automatiseren.

Een Travelplan kan één of meerdere statussen bevatten, b.v. 'offerte', 'geboekt' of 'niet geboekt'. Het wijzigen van de status is voldoende om de volgende fase in te gaan, wanneer een klant aangeeft de reis te willen boeken. De boekingsbevestiging of factuur komt er dan uit rollen i.p.v. de offerte. Het welbekende, vervelende opnieuw moeten invoeren van namen, reisdata en andere info., behoort zo tot het verleden.

Een upgrade met de Visual Tour Builder (VTB) is zeker een aanrader, wanneer je veel uitgebreide offertes op maat samenstelt. De VTB kan de offerte ook als interactieve website aan de reizigers presenteren.

De mogelijkheden zijn te uitgebreid om hier allemaal op te sommen. In een vrijblijvende, persoonlijke demo laten wij je graag meer zien.

Zie direct hoe de klant u waardeert

Je kunt de klant vanuit de contacten cockpit uitnodigen om je bedrijf of diensten te waarderen met TrustPilot.

Bij het openen van de cockpit zie je het aantal TrustPilot sterren direct in beeld en kun je teruglezen wat de klant heeft geschreven. In combinatie met andere modules, zoals de telefoonkoppeling, kun je dus accuraat inspelen op hetgeen je ter plekke voor je hebt.

De Nederlandse samenleving is continu in beweging. Om het meest nauwkeurige beeld te blijven schetsen van de Nederlandse consument lanceerde Whooz in 2019 een compleet nieuwe generatie van hun segmentatie.

De segmentatie is ontworpen om alle ruim 7,8 miljoen huishoudens in Nederland te identificeren en te classificeren. De huishoudens zijn gesegmenteerd in 59 subsegmenten, die zijn samengevoegd in 11 segmenten. Het resultaat is een classificatie die een duidelijk beeld schetst van de Nederlandse consumenten voor wat betreft hun sociodemografie, levensstijl, cultuur en (koop)gedrag. Dit geeft je het meest nauwkeurige inzicht in de Nederlandse consument van de 21e eeuw

TravelSpirit CRM koppelt met Whooz, zodat aan de hand van de postcode en het huisnummer de segmentatie als labels wordt opgeslagen.

Lees meer over de Whooz module >>