Informeer je leveranciers direct bij een boeking

Op het moment dat de klant de reis boekt of een optie aanvraagt, kun je via de inkoop bestellingenmodule, automatisch de e-mails aan de leveranciers genereren.

Alle informatie die voor de leverancier relevant is, kan worden meegestuurd, zoals vluchtinformatie, welke producten besteld zijn, welke personen er mee reizen, etc...

Het is ook mogelijk om in de mail een knop toe te voegen, waarmee de leverancier de bestelling kan bevestigen. De bestelling komt dan op een speciale pagina waar nog extra informatie op ingevoerd kan worden. Voorbeelden zijn: de bevestigde prijs en het bevestigingsnummer dat later weer op de vouchers kan terugkomen.

Zie ook onze beddenbanken module!

Controles van inkoopfacturen gemakkelijker

De ene leverancier stuurt de rekeningen vooraf, de andere achteraf. Sommigen sturen ze dubbel en heel af en toe niet. Het is altijd een uitzoekwerk om rekeningen van leveranciers te controleren op de status, accuratesse en dubbele verzending.

Met de inkoopfacturen module worden deze controles een stuk gemakkelijker. Aan de hand van de mail van de leverancier kan direct een inkoopfactuur in het systeem worden aangemaakt. Deze module toont, m.b.t. de gekozen leverancier, alleen de orderregels waar nog een factuur voor wordt verwacht.

De orderregels worden aan de inkoopfactuur gekoppeld, waarna deze de volgende keer niet meer zal worden getoond. Optioneel kan de inkoopfactuur naar Exact Online of AFAS worden doorgestuurd. Dit voorkomt veel dubbel werk.

Werk je samen met Airtrade of BSP, dan kunnen de verzamelfacturen van deze partner automatisch gematcht worden.

Van inkoop in vreemde valuta tot verkoop in Euro's

In TravelSpirit kun je voor incidentele producten de kostprijs zelf invoeren, en voor producten die vaker verkocht worden, deze automatisch laten uitrekenen.

Aan de hand van het simpelweg invoeren van prijzen, zoals je ze van de leverancier ontvangt, en het opgeven van specials die van toepassing zijn, kan de verkoopprijs worden uitgerekend.

De vaste koers of dagkoers wordt gebruikt om de prijs om te rekenen naar Euro's.

Per product, template of sub-product, kan de marge of opslag worden bepaald.

Mocht het hotel allerlei specials toepassen (7=6, vroegboekkorting, schoonmaakkosten, toeristenbelastingen, etc..), dan rekent deze module die gewoon mee.

Er kan met van alles rekening worden gehouden, zoals: weekendtoeslagen, korting voor ouderen, korting bij meer nachten en toeslag voor feestdagen per land of regio.

Besteed minder tijd aan boekhouden

De facturen in de boekhouding nog een keer invoeren, terwijl je die in de backoffice al hebt gemaakt? Vaak is dat het geval, maar niet met TravelSpirit!

Onze modules koppelen met diverse boekhoudsystemen. De meest uitgebreide koppeling is met Exact. Bij deze koppeling kan de omzet uitgesteld worden naar de maand dat de reiziger vertrekt. De calculatie kan ook al naar Exact gestuurd worden, zodat de operationele, verwachte winst in de boekhouding zichtbaar wordt.

Maak je ook gebruik van de inkoopfacturen module, breid deze dan uit met een koppeling naar Exact en bespaar jezelf veel dubbele invoer.

Desgewenst kunnen de betalingen ingelezen worden vanuit de boekhouding, zodat de medewerkers in TravelSpirit kunnen zien of, en hoeveel, de klant betaald heeft.

Hou je klant op de hoogte van de (achterstallige) betalingen

Vanzelfsprekend kun je bij een Travelplan met een (proforma) factuur de betalingen invoeren of inlezen vanuit Exact Online. Je kunt ook gemakkelijk zien welke (aan)betalingen achterstallig zijn, of wat er in totaal nog gaat binnenkomen. Dit is allemaal standaard inbegrepen bij de Travelplan module.

Wil je de klant een e-mail sturen, wanneer de betaling verwerkt is, of een

herinnering/aanmaning sturen, wanneer de (eerste) betaaltermijn is overschreden?

Dan is deze module van toepassing.

Stuur de klant een betaallinkje

TravelSpirit koppelt met Mollie, Buckaroo en Ingenico. Op deze manier kun je de klant een betaallinkje meesturen met de factuur. Dit kan voor de aanbetaling, de restantbetaling of direct het hele bedrag. Afhankelijk van de services die je bij de PSP hebt geactiveerd, kan de klant dan betalen met b.v. iDeal, Creditcard, Apple Pay of Paypal.

Het berekenen van commissie geen karwei meer

Met deze module is het mogelijk om de commissie (korting) naar de klant te berekenen op basis van klantgroep en productcategorie. Voorbeeld: Drie procent commissie voor agenten van VakantieXperts op vluchten en acht procent op het landarrangement.

Werk je veel B2B en stuur je commissiefacturen naar het hotel, dan kan de commissietool goed van pas komen. Deze berekent de commissie en houdt rekening met bv. ontbijt of BTW waar geen commissie op van toepassing is. De verzamel commissienota aan het hotel wordt in de loop van de maand gevuld, zodat je deze alleen nog maar hoeft te controleren en versturen.

De e-factuur automatisch als bijlage

Veel (overheids)instanties verlangen dat een factuur als eFactuur wordt ingediend.

TravelSpirt kan automatisch een eFactuur in UBL2.1 formaat toevoegen als bijlage.

Administreer de reisbureau regeling goed!

De belastingdienst kan het niet leuker maken, wel ingewikkelder. Daar is de reisbureau regeling, met BTW over de marge, een voorbeeld van.

Gelukkig kan TravelSpirit hierbij helpen en ervoor zorgen dat deze regeling goed geadministreerd wordt.

Terugkerende facturatie bij langere perioden

Voor de touroperator of verhuurmakelaar die accommodaties voor langere perioden verhuurt (long term rental), heeft TravelSpirit de terugkerende facturatie module.

Stuur je de huurders bv. elke week of elke maand een rekening voor de huur, dan wordt deze door het systeem klaargezet. De facturen kunnen dan als bulk in één keer aan alle huurders worden verzonden.

Loopt de huur na een half jaar af, dan kun je dit vooraf al instellen.